L’idée fausse selon laquelle les factures PDF et les factures électroniques sont identiques prévaut toujours, alors que rien n’est plus faux. Un PDF est en effet une facture « numérique », mais ce n’est pas une facture électronique.
Le traitement des factures est une tâche qui prend du temps, tant pour les clients que pour les fournisseurs. À partir du moment où vous recevez une facture au format PDF, vous devez encore la traiter manuellement. C’est là que réside la grande différence avec une véritable facture électronique. La facturation électronique numérise et automatise votre processus de facturation.
Une facture numérique est une facture que vous pouvez consulter et traiter sous forme numérique. Il peut s’agir, par exemple, d’un PDF (scanné ou non), d’un document Word ou même d’une photo d’une facture papier. Une facture numérique se caractérise par le fait qu’elle contient des données non structurées. En l’absence de données supplémentaires ou de numérisation via l’IA, par exemple, le logiciel ne peut pas lire la facture.
Une facture électronique se compose de données structurées. Les données se trouvent donc toujours à un endroit fixe. Vous avez sans doute vu passer dans votre boîte aux lettres un fichier .xml utilisant l’UBL (Universal Business Language). L’UBL est une donnée structurée qui contient toutes les données d’une facture, ce qui permet de numériser le traitement des factures de A à Z. Grâce à cette structure fixe, une facture électronique peut être lue et traitée facilement et rapidement sans assistance humaine supplémentaire.
Nous reprenons ceci d’un autre blog (le tableau sur le site web a été légèrement mis à jour)
Comment créer une véritable facture électronique ?
Pour créer des factures électroniques, vous avez besoin d’un programme de facturation qui convertit automatiquement vos factures en factures numériques juridiquement valables. Il existe toutes sortes de logiciels de comptabilité et de facturation à cet effet, tels que Exact OnlineWinBooks & Logistics et Teamleader.
Qu’en est-il de vos (e-)factures ?
Vous voulez savoir avec certitude si vous êtes déjà en conformité avec la future loi sur la facturation électronique ? Contactez-nous et l’un de nos experts vérifiera avec vous si votre entreprise est parfaitement au point en matière de facturation électronique.
